准时配送管理方式的探讨与研究

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准时配送是以客户为中心,追求送货到户的相对准时,在此目标的前提下,改善各个业务环节并使之精准运作进而达到送货到户的准时;要达到准时配送依赖于高效的订单采集与分拣作业、安全的货物管理、科学的配送节点与配送线路规划、准时的干线运输和配送到户、良好的设备保养与维护等多个方面,因此准时配送是一个具有现实挑战意义的系统工程。

  一、现状分析与主要改进方向

  目前,江西宜春市烟草专卖局在订单采集、调度运算、备货与分拣、货物装卸、车辆进出站、干线运输、货物中转、配送到户等诸多方面存在流程节点断点、流程节点信息分散、重要节点难以记录和评价等问题,阻碍了宜春烟草准时配送的推行,要改变这一现状就需要从流程梳理和信息采集两个方面入手,通过对分散在不同信息系统的流程节点信息进行整合并细化关键流程,对一些重要流程节点加以控制,以形成完整的、持续的、可控的配送管理流程。

  (一)对现有流程节点中增设过程控制点

  针对现有流程节点中存在断点和难以记录与评估的问题,可对一些重要的流程节点增设过程控制点,增设后即可记录这些重要流程节点的作业时间以便为后续流程评估提供依据,即将分散在不同信息系统或未纳入到信息化管理的流程节点连为一体,达到信息流整合的目的。
增设流程节点过程控制点包括有:

  一是订单批次提交:即当电话订货批次完成审核后,由订单部主任提交该订货批次任务,记录提交时间并与该订货批次第一次拨打客户电话时间的对比,计算该订货批次的作业时间,同时计算电话订货采集平均作业时间以评估订单采集整体效能。

  二是调度运算提交:即当调度运算批次完成后,由调度岗提交该调度运算批次任务,记录提交时间并与该批次订单导入时间的对比,计算该调度批次的作业时间。

  三是分拣批次提交:即当分拣批次完成后,由分拣班组长提交该分拣批次任务,记录提交时间并与该批次分拣首次分拣开始时间的对比,计算该分拣批次的作业时间,同时计算单位时间的分拣效能。

  四是干线运输调度:即在分拣批次提交后,由调度岗对中转配送的货物和干线运输车辆进行干线运输调度,通过增设干线运输调度过程控制点,为货物装卸、货物安全运输奠定基础。

  五是中转入库确认:中转货物卸载确认后,由中转站保管员对入库货物进行确认;记录入库时间。

  (二)采用RFID技术对运输车辆进出站进行时间管理

  对干线运输车辆和配送车辆进行进站、出站时间的登记是评价车辆运输或配送准时的重要依据之一,目前宜春烟草缺乏对干线运输和配送车辆的时间管理制度,因此无法准确计算干线运输车辆和配送车辆的作业时间,也就无法评估其效能。

  RFID技术是目前较为成熟的车辆管理技术,普遍应用于高速公路收费、停车场收费等,考虑到宜春烟草设有一个配送中心和七个中转站或接驳点,采用RFID技术较为合适,具体方法是:

  一是为每台车辆配发防拆卸电子标签,电子标签固定安装在车辆的前挡风玻璃上,将电子标签作为车辆的电子车牌,与实物车牌唯一对应;

  二是在配送中心及中转站(接驳点)大门处布设RFID读写器、射频天线等设施,当车辆抵达大门时RFID读写器通过阅读电子标签信息并翻译成车牌信息,同时记录车辆进出站的时间,达到快速识别车辆并记录进出站时间的目的。

  (三)利用配送车运行轨迹推算配送到户时间和实际行使里程

  目前宜春烟草配送车辆运行监控系统已基本运行稳定,这套系统解决了对配送车辆运行监控的问题,但运行轨迹始终没有得到很好的运用。有没有办法充分使用好配送车辆运行轨迹,使之为准时配送管理服务。

  通过分析我们认为将车辆运行轨迹和配送客户GPS坐标点进行最短距离运算可以为每个配送客户寻找到最近的停车点,将该停车点的时间作为配送到户的时间是具有指导意义的。在实际检验时我们发现存在一定的时间误差,但这种误差与利用移动设备进行到户确认而额外消耗的工作效率相比具有不增加工作环节、推算误差范围较小的优点。

  利用RFID监测技术和配送车辆运行轨迹推算相结合,可推算出配送车辆行使里程,虽然推算的里程与实际行使里程可能存在一些误差,但有效解决了配送车辆行使里程无法监管的问题,为配送车辆运营成本评估提供了依据。

  (四)采用短信通知技术推动流程节点的高效运行

  利用短信通知技术将流程中各节点的参与人员推动起来是保证业务流程高度协同的重要手段,目前宜春烟草已经构建了短信平台,通过与短信平台的对接将流程节点信息发送给相关的参与人员,使参与人员掌握和了解流程进度并积极行动。

  可对以下流程节点设置短信通知:

  一是订单批次提交通知:当订单批次提交后自动向调度岗发出调度运算通知。

  二是调度批次提交通知:当调度批次提交后自动向保管员和分拣班组长发出分拣通知。

  三是分拣批次提交通知:当分拣批次提交后自动向调度岗发出干线运输调度通知。

  四是干线运输出站通知:当干线运输车辆离开装卸站后自动向下一站发出到站通知。

  五是干线运输进站通知:当干线运输车辆进入中转站(接驳点)后自动向中转站(接驳点)装卸班组长发出卸载通知。

  二、主要改进流程

  针对宜春烟草准时配送管理要求并结合目前现状和主要改进方向,需要对一些关键流程进行改进。

  (一)对订单采集、调度运算、分拣、货物装载等节点进行信息整合与信息交互

 

  通过信息整合和信息交互将订单采集、调度运算、分拣和货物装载四大流程节点紧密连接起来,保证其高效运转。

  (二)对干线运输管理流程进行细化,达到流程可控、信息交互的目的

 

  通过对干线运输流程的细化,进一步提高了货物安全管理的力度同时借助信息交互使流程参与人员工作更加高效。

  (三)对货物中转管理进行细化,明确责任并提高可控性

 


  通过对货物中转管理增设过程控制点,使配送中心更加清晰地掌握货物中转的具体进度和情况,进一步提高了货物安全度。

  三、应用成果说明和持续改进

  作为高效率服务的一个延伸, 物流“准时制”管理其实现的方法是借助电子信息技术,通过对作业时间进行时间确认,并通过供应链管理流程各部门的“准时”共振,从而实现“准时”制控制。推行准时制管理,其核心是通过拉升供应链服务工作全过程效率,突破业务管理瓶颈和最大限度的压缩物流的冗余时间,采用“倒流追溯、环环相扣”的方式,确定各环节作业时间节点,明确了各环节工时间要求,出现问题可快速追溯时间节点,从而实现营销、物流、信息的共同响应。

  通过一年来物流准时制管理的实施,宜春市局(公司)物流配送中心每月可节约分拣时间33小时,节约分拣费用约1.3万元;按每小时200度耗电计算,可节约0.63万元,全年减少物流费用(1.3+0.63)×12=23.16万元。

  随着物流准时制管理方式的逐步实施,我们发现:每个工作流程结束后,由于人为的管理的各方面因素,可能造成监督表单填写时间不准确。我们将在2013年申报“准时制精细管理”各节点控制管理软件的开发,实现人工操作管理向智能化操作管理转变;同时,由于工商卷烟物流在途信息系统对车辆定位、车辆到站时间上还存在着一定的误差,所以目前尚未对卷烟进行准时制采购。我们将加强与工业企业沟通,争取实现准时制采购上软硬件的对接。

 


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