浙江省局(公司)以“互联网+”推动综合管理转型升级

  “云、大、物、移、智”等新技术的出现,将互联网与传统行业深度融合,催生出一场场新变革。

  作为烟草行业“互联网+”的先行者,“十三五”以来,浙江省烟草专卖局(公司)紧跟地方数字经济转型发展步伐,积极构建“互联网+烟草专卖商业”浙江模式,推动发展方式从经营卷烟向经营资源转变、从经营商业向经营平台转变。

  在转型发展之路上,浙江省局(公司)加快综合管理变革步伐,深化实践“精准到位、简明务实,互联互通、共享共赢”的精实管理理念,形成以“平台运营、数据驱动、事项贯通、一网通享”为内涵的“互联网+综合管理”模式,在破解传统管理难题的基础上,支撑企业向着高质量发展方向不断迈进。

让平台有引力

  互联网时代,平台为王。

  以平台应用为转型载体,浙江省局(公司)加快推进综合管理平台建设,提高企业管理一体化、标准化、在线化、数字化、智能化水平。

  如何将“互联网+”思维引入企业管理的实际应用中,关系到企业管理转型的成败。

  管理转型,理念先行。在推进“互联网+”管理转型中,浙江省局(公司)不是简单将企业管理事项搬到网上办理,而是打破以职能为中心的传统管理架构,基于“互联网+烟草专卖商业”浙江模式进行顶层设计、整体推进,打造覆盖省市县三级的管理“一张网”,构建互联互通的内部管理生态圈。

  方向明晰,管理转型迫在眉睫。浙江省局(公司)聚焦平台化运营,以一体化协同为主线,确立“以事项为中心、以流程为依托、以标准为支撑、以数据为驱动”的工作思路,构建起以“1688”为基础架构的综合管理平台。

  综合管理平台既是全省烟草商业系统统一的企业门户,又承担着省市县三级协同办公和内部管理的功能。在综合管理平台的“1688”架构中——

  “1”代表“一个门户”,即省局(公司)及11个地市打造“1+11”的联动门户集群,面向全省烟草商业系统一万多名员工提供统一的事项办理、资讯浏览、知识检索、数据分析等综合服务;

  “6”是“六个管理应用”,包含党政工团、综合管理、协同办公、三项工作、后勤管理、监督监管等6大领域34个子项112个事项的应用,基本实现企业管理全覆盖;

  第一个“8”指的是,待办中心、文件中心、帮助中心、消息中心、搜索中心、培训中心、评价中心、内容中心“八个共享中心”,依托标准的业务逻辑、共享的业务规则,为平台上层应用提供统一的服务支撑;

  第二个“8”是以事项为中心,重点实现党建、门户、公文、采购、接待、制度、巡检、监督“八大事项贯通”,基本实现全省跨层级、跨部门、跨业务的流程贯通和数据共享,进一步提升企业内部协同效率。

  依托综合管理平台,浙江烟草商业系统打破职能边界、消除层级阻隔、联通信息孤岛,通过事项、流程、标准、数据“四大要素”,推进管理事项入网联网,实现管理在线、服务在线和资源在线,从而撬动管理转型、推动质效提升。

  “平台上的事项流转有点慢,比如采购申请提交后,有时要催好几次才能通过,平台作用没有得到充分发挥,影响事项流转效率。”在平台推广过程中,浙江省局(公司)以“用户思维”完善平台功能,在收到舟山市烟草专卖局(公司)的意见后,立即完善了平台办理时限自动提醒功能,持续推进平台功能迭代升级。

  目前,综合管理平台已在全省烟草商业系统全面上线应用。各地市级局(公司)纷纷创新举措,推动平台落地推广、深化应用。

  金华市烟草专卖局(公司)作为综合管理平台的综合试点单位,建立“模块牵头人负责、企管联席通报、信息中心保障”的扁平化运行机制,汇编平台操作指南、应用手册,提高全员平台操作熟练度、精准度。同时,坚持数量与质量、规定动作与自选动作、业务数据化与数据业务化、流程再造与制度配套“四同步”,明确各环节数据审核责任,推进平台及时用、规范用、深化用。

  同样是综合试点单位,绍兴市烟草专卖局(公司)坚持“边用边训、以用带训、全员培训”,利用“大讲堂+小课堂”“内训+外训”等形式,多批次滚动式开展全方位培训,加深用户对平台的理解,从而快速掌握平台功能。在此基础上,绍兴市局(公司)坚持应用尽用、联动联用,通过“日跟踪、周报告、月通报”等不断完善平台功能、优化用户体验,逐步提升平台吸引力。

  通过综合管理平台的“建管用”,一体化的平台运营思维深入人心,为促进全省烟草商业系统资源整合优化、管理效率提升奠定了坚实基础。

用数据挖潜力

  “互联网+”管理转型,平台是基础,数据是关键。

  平台互联、数据互通,进一步提升数据生产力,既是精实管理的内在要求,也是“互联网+”转型下企业向管理要效益的新方法、新途径。

  依托综合管理平台,浙江省局(公司)纵向统一省市县三级管理流程,横向贯通34个管理模块,打通了50个跨层级、跨部门、跨业务流程的数据壁垒,实现了平台与企业内外资源、流程、数据和知识的共享。

  如何发挥数据的最大效用?以数据共享挖掘管理潜力,浙江省局(公司)统一管理各系统数据,建立起“用数据说话、用数据决策、用数据管理、用数据创新”的数据驱动机制,把数据分析渗透到经营管理各环节,通过数据发现短板、改善流程、及时纠偏、考核绩效,从而提升管理水平。

  其中,全面和科学的指标体系是综合管理平台实现数据驱动的基础。

  围绕高质量发展要求,浙江省局(公司)在综合管理平台上建立了涵盖401个管理指标的3个指标库,即全面覆盖企业各条线、各层级、各工作领域的传统管理指标库;涉及质量、效益、新发展方式、路径等的高质量发展指标库;包含“浙江模式”深化落地、应用水平、综合发展等的“互联网+”指标库。

  在浙江烟草商业系统,数据驱动指标体系的应用体现在企业管理的方方面面,甚至延伸到基层所(队)和基层岗位对标中。

  通过将可采集可测量的原始数据规范化、标签化并建模,浙江省局(公司)制定出可对比、可分析的关键指标,分解到能抓落实的最小责任主体和最小统计单位,从而精准发现、补齐短板,最大限度提升管理质效。

  在此基础上,浙江省局(公司)统一各项指标的名称、计算口径,并推广“地市级—县级—基层所(队)—岗位员工”分层分类对标。

  “这次对标成绩很不理想,我们与第三名竟然差了3.1个百分点。”

  “是啊,抓紧看一下差距到底在哪里……”

  日前,在温州市烟草专卖局(公司)召开的“三项工作”指标提升诊断会上,企业管理处员工紧盯综合管理平台“三项工作”模块的“看板”栏目。在平台上,“三项工作”计划立项率、采购审批效率、执行率、月度支付趋势等指标一目了然、实时更新。

  “采购执行率全省烟草商业系统排名最后,计划立项率在中下游,拉低了整体成绩!”通过对数据进行分析,他们找到管理“堵点”,全面梳理年度项目进度并进行了针对性提升。在近期开展的对标中,温州市局(公司)采购执行率指标“逆袭”至全省烟草商业系统第一。

  有了数据驱动指标体系为依托,浙江省局(公司)在数据驱动管理机制创新上同时发力,推动企业由经验型管理向数据型管理转变,进一步提升智能决策水平,优化资源配置和调控。

  以企业可控费用来源中占比最高的采购工作为例。

  通过将采购目录与资产类别、预算指标、会计核算指标一一对应,全面对接采购、预算、核算、资产等数据,浙江省局(公司)打通了项目需求提报、计划整合、预算编制、立项招标、合同执行、验收付款、财务核算、资产管理的全过程信息流。

  有了全过程的数据信息,通过管理流程固化和平台内嵌,浙江省局(公司)在综合管理平台上开发出预算报表自动生成、预算执行实时预警、执行数据智能分析、考核评价自动反馈等功能,推动费用管控更加准确、更加智能。

  围绕高质量发展要求,浙江省局(公司)发挥数据“跟踪器”功能,开展重点项目、重点工程、重点工作的流程数字化管理,对重点任务分解、进展过程、完成情况等全过程动态跟踪、实时督查、评估绩效,全面推进对标及目标管理的实时化、可视化、智能化。

  用数据驱动管理诊断、管理改善和管理创新,浙江烟草商业系统在综合管理工作上从“人工管”向“智能管”转变,减少了人工处理和审核,推动了管理方式数字化转型。

以事项为中心

  省市县三级管理事项、流程、标准不统一,易导致标准和实际“两张皮”。横向部门间职责有交叉,协调上易产生“部门墙”;纵向层级间授权模糊,“上热下冷”易产生“隔热层”……

  在当前形势下,“以职能为中心”的传统管理模式弊端凸显,影响着企业作为统一整体的协同效率。

  不同于各业务条线的管理工作,浙江烟草商业系统的综合管理工作涉及一万多名企业员工、十多个职能条线、几百个管理事项,点多面广、千头万绪。

  如何用最小的资源创造最大的价值,撬动企业转型发展从量变走向质变,持续提升企业核心竞争力?

  对事项进行统一梳理,推进以事项为中心的标准融合与流程优化,浙江省局(公司)构建标准统一、业务协同共享、线上线下深度融合的管理体系。其中,“事项”专指依据相关制度规定,管理服务对象上报公文、提供材料、填写表单进行审批和审核的项目。

  ——以事项全面贯通打破部门、层级壁垒。以规范权力运行、推进资源整合为目的,统一规划、全面梳理、精简合并省市县三级管理事项,统一编制《事项目录清单》,明确每个事项的名称编码、适用依据、申请材料、经办流程、办理时限、表单内容等,形成全省统一、全面覆盖的管理事项目录清单。目前,已下发96个省级事项、116个市级事项,实现了“八大事项贯通”。

  ——以事项标准内嵌促进互联互通。统一规范事项的设定标准和实施标准,重点针对跨层级、跨部门、跨业务的协同事项,以流程为载体,对事项涉及的环节、标准、表单等进行颗粒化、标准化梳理,整合同一事项涉及的管控文件,力求多层级多部门联办事项流程简洁、标准统一,从源头上解决管理重叠、资源浪费、步调不一致等问题,进一步降低内部沟通协调成本。

  ——以事项流程优化提升运行效率。以内部管理事项“最多跑一次”为目标,按照“一口受理、联审联办”等要求,打破层级管理局限,努力减少职责交叉、精简管理环节、压缩办事时限等情况,切实消除不增值活动。同时,统一设置各环节的办理时限、内容、标准,监测并自动提醒事项办理的实时状态,进一步实现平台管人、机器管人。

  “我们整合了原流程中的重复审批环节,费用报销从原来的7项审批精简为3项,只需按系统上的报销模板逐项操作就可以。”日前发生在丽水市烟草专卖局(公司)的变化,正是事项流程精简的缩影。

  基于综合管理平台的强大功能,浙江烟草商业系统积极创新,逐步提升企业数字化管理水平。

  比如,依托综合管理平台上的安全管理模块,衢州市烟草专卖局(公司)对设施设备信息及维保检测巡检、安全风险分级管控、隐患排查治理台账等实行在线管理,让各项数据互联互通,形成了线上线下双渠道的安全管理模式,进一步提升了安全管理效率。

  党政工团模块也不例外。在党建管理部分,全省烟草商业系统334个基层党组织以及5425名党员全部包含在内,真正实现了组织管理“一网相连”、宣传教育“一贯到底”、党务公开“一览无余”。

  淡化部门边界、打破层级阻隔,纵向省市县、横向部门间互联互通、高效协同,大大小小事项贯通,串联起企业管理的链条。

  在这里,集智能化的公文管理、数字化的采购管理、电子化的接待管理、全景化的党建管理、流程化的文件管理、在线化的安全管理、可视化的监管管理为一体的综合管理平台成为现实,扁平顺畅高效的组织运行体系为整个浙烟生态圈建设提供了有力支撑。

向共享要效率

  共享性是“互联网+”转型的特点之一。推进“互联网+”转型,就是要向共享要效率。

  共享的本质,归根到底是资源的优化配置。依托综合管理平台,浙江省局(公司)集中资源构建起多层次、全覆盖、一体化的统一门户,即对内办公网为省市县三级员工提供覆盖全省、整体联动、部门协同的一站式服务,实现了各平台的统一登录入口、统一信息入口、统一事项入口、统一知识入口。

  聚焦职责交叉重叠、工作多头管理、材料反复报送、政策碎片化等问题,浙江省局(公司)按照“应上尽上、一网通办”的要求,对不涉及保密要求的管理事项,凡能通过网上办理的环节均实现在线办理,凡能通过数据共享办理的环节均不再单独办理,并将各类管理事项的办理接入移动工作平台,方便员工一站式办公,实现服务事项“便捷办”。

  让数据多跑路、员工少跑腿,浙江省局(公司)通过管理事项清单的编制和网上运行,提高了企业的线上管理水平,推动了管理事项“智能办”。

  目前,浙江烟草商业系统80%的事项实现了网上办、20%的事项实现了掌上办,事项办理从“多线程”向“一站式”转变,从“人工办”向“智能办”转变,办事流程更简、效率更高。

  以综合管理工作中的“三项工作”为例。之前,完成一个完整的采购流程,前后至少需要填写10张表单,跑30多次其他部门或单位,可以说是一项“大工程”。

  如今,浙江省局(公司)统一所有流程规范、全面覆盖所有业务模式、全流程审批无纸化运行、一项一卷档案电子化生成,并实现了数字化看板监管,变“来回跑”为“数据跑”,大大降低了管理成本,提高了规范管理水平。

  同时,他们注重部门协同事项“联动办”,不断完善综合管理平台功能,对事项每个环节的办理时限、办理内容、办理标准、异常情况实时监测、自动提醒,减少内部沟通协调成本。

  在这里,综合管理平台将现有应用系统模块无缝集成,解决了企业管理中边界不清、信息不通、流程不畅、协同不佳、效率不高等问题,员工办公“一次登录、全网通办”,实现了企业管理事项“一网通享”。

  “一网通享”推动“面对面”接触转化为“键对键”沟通,尤其在疫情防控常态化形势下,为一手抓疫情防控、一手抓生产经营提供了强大助力。

  嘉兴市烟草专卖局(公司)对原投诉流程进行优化,创新系统知识库、历史来电弹跳提醒、升级派单短信跟踪模式等功能,通过远程办公实时受理客户来电、第一时间线上派单,在“无接触”状态下实现沟通“零距离”,进一步提升了服务质量。

  在浙江烟草商业系统,内部管理职能网上运行、全程在线、互联互通、一网办理成为现实,管理事项“智能办”、协同事项“联动办”、服务事项“便捷办”程度显著提高,尤其是“内部最多跑一次”更是让员工满意度持续提升。

  “我们县距离市区比较远,以前到市局(公司)审批,难免遇到审批人行程临时调整而无法签字的情况,当天就走不完程序。现在只要线上提交申请,钉钉一键推送待办,各层级审批可以随时随地在手机端完成,省时又省力!”宁海县烟草专卖局(分公司)企业管理员杨俏婷对综合管理平台上线后的变化感受颇深。

  管理转型,只有起点,没有终点,“智”在共享,“惠”于贯通。从“以职能为中心”到“以事项为中心”转变,从以经验管理向以数据驱动转变,浙江省局(公司)紧紧围绕企业“互联网+”转型,聚焦综合管理效率提升,打造互联互通、共享共赢的一体化企业管理新格局,全面提升企业面向未来的核心竞争力。


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