刍谈烟草公文中几个突出的问题

公文处理是机关工作的重要环节,也是实施令行禁止、加强沟通合作、开展宣传教育的重要手段;对于公文的受害者而言,它又是办理公务的依据,即“立此存照”、“据此为证”。有人把公文喻为机关工作的“灵魂”、“动脉”并不过分。 烟草行业作为一个特殊的行业,他既是法定烟草专卖品的行政主管部门和执法主体之一,又是集农工商贸于一体,产供销一条龙的生产经营企业。就目前各级烟草专卖局、烟草公司的体制特点来看,是两块牌子:一套人马、政企合一,体制的特殊性决定其公文处理的特殊性。下面笔者就从事烟草行业处理过程中积累的一些常见错误或不规范问题,做几点归纳: 一、 文种选择不当烟草行业公文的文种是依据国务院2000年修订并发布的《国家行政机关公文处理办法》,结合行业实际出台的《国家烟草专卖局(总公司)机关公文处理办法》中所限定的十三种,包括:命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要,适用于烟草系统行政类的公文行文;党内的公文行文一律依据〈中国共产党机关公文处理条例〉中所限定的十四类文种,它包括:决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要,适用于党的各级机关公文行文。在实际工作中,文种选用随意的现象在基层较为普遍。 一是张冠李戴。公文格式的规范性文种选择的唯一性,也就是说,文种的适用范围具有严格的界限规定,不能随意取代、替换或通用。如“请示”和“报告”,前者是呈批性公文,后者是呈阅性公文;前者倾向与将来时,后者偏重于过去时,正所谓“事前请示,事后报告”。又如“通告”和“通报”,前者属普发公文,具有周知性,它往往通过各种媒介或渠道广而告之;后者则属限发公文,具有内部性,应在较小范围内使其知晓。再如“决定”、“会议纪要”和非法定公文“简报”、“决定”侧重于强制性,即使是错误的决定未经撤消仍具有法定效力;“会议纪要”侧重于指导性,它要求客观的反映会议情况,概括会议精神,可冠之以“部分与会同志认为”,作为尚未形成决定的观点;“简报”作为一定范围内的“喉舌”,侧重于传播性,它仅仅是宣传的载体,并不具备法定效力。如果将公文文种张冠李戴,随意替换使用,的确容易使受文机关束手无策,无所适从,甚至会严重影响工作效率和工作进程。 二是生造文种。公文的文种是在公文标题中的末位体现,如“关于xxx的通知”,这里的“通知”就是公文的文种。在不少基层单位,臆造,杜撰法定公文文种的现象较为普遍,其突出的有把“总结”,“计划”,“安排”,“办法”,“章程”,“实施细则”等列入其中。如果擅自生造文种,按规定受文机关可以不予受理,其后果不难想见。像“总结”,“计划”,“安排”,“办法”,“章程”,“实施细则”等这些常用的事务文书和规定,若需以公文形式传递或贯彻执行,可选用“报告”,“通知”的形式上报或印发,其上引文的标题格式为“关于上报《xxx总结(计划)》的报告”,下行文的标题格式为“关于印发(批转)《xxx办法(实施细则)》的通知”,这样,既避免了生造文种的不规范行为,又使之具备了应有的法定效力。 二、行文关系不清烟草行业特别是烟草商业总结政正合一的体制问题致使行文关系比较混乱。不少单位采用烟草专卖局或烟草公司的文头发布职务任免通知,严重违背了党管干部的原则,也有的单位以党组织的名义直接发布具体行政行为的文件,这难免又有“越权”之嫌。基层单位党政职责不分,政正职能不分的情形的确亟待需要理顺。笔者认为,公文的行文关系必须遵循对应原则,它包含两个方面的内容:一是发文机关与职权关系的对应,一般的,烟草行业党组织的行文职权范围是“人的管理”,包括人事任免,精神文明建设和党风廉政建设;烟草专卖局的行文职责范围偏重于“事的管理”,涵盖两烟生产经营宏观管理,专卖管理和其他行政事务;烟草公司的行文职责范围仅涉及“两烟”生产经营和企业管理。二是行文主体(机关)与受文主体(机关)的对应,即强调文头,发文字号,标题,主送机关,正文,落款等的机关称谓均应一致或处于同一体系范围内,党的机关不宜向各级行政、企业机关行文,行政。企业机关更不得向党的各级机关行文。在烟草行业中,“局”和“公司”混用的现象也较为普遍,如在一份文件中采用“局”的文头,“公司”的编号,主送机关则是“局”,然而正文中涉及的机关称谓又变成了“公司”。随意改弦更张,简直可谓鱼龙混杂,无规范可言,像这样乱拟稿发文的现象,毋庸置疑,是一种典型的官僚主义、形式主义工作作风,也是缺乏必要的政治理论素养和业务修养的表现之一。 遵循行文的对应原则,即理顺了行文关系,明确了行文方向,又把公文的规范性、准确性、现实性维系于一体,使其更加有效的发挥法定效力作用。 三、措辞造句随意 公文是法定领导人或领导班子集体意志的体现,写什么、怎么写、作何用、何时成,都要受到相应的约束,它不是个人作品,不代表个人意志,不能凭空假象或任意发挥。公文语言已作为定格在公文活动这一特定环境中的语言,其文字简洁确切而非生僻难懂,文风庄重平实而非风花雪月。 在烟草行业公文写作中,滥用词、乱造句的现象仍占有很大市场,严重影响公文应有的表达效果。 一是口语、方言词、缩略语的任意使用。如“马上执行”、“光供参考”等均属此类。口语、方言词在公文写作中一般不用,缩略语必须是已约定俗成,固定使用的,如“基建”、“两烟”、“增产”等才可适当使用,象“双规”这一类新生词汇,因在正式场合中尚未固定,不用为好。但面向社会公共领域的通告中的“两烟”、“假、私、非、超”等,此类行业专门用语应采用全称为妥。 二是比喻性词语和淘汰词的滥用。如把提拔干部的不慎重比喻为“火箭式干部”,把计划经济下的分配方式比喻为“吃大锅饭”,把主要领导比喻为“一把手”,这些带有大众语言色彩的比喻性词语在正式公文中使用,显得不够严肃、庄重;而一些拟稿人为刻意追求文字的雅致,却无扬弃的选用具有封建官僚色彩的淘汰旧词,如“承蒙恩允”、“鼎力扶持”等。以上这两种极端,在公文写作当中都应当避免。 三是在行文所处角度的措辞不当。对上行、平行、下行写行文方向的概念模糊,无法使自己(发文机关)该处在什么角度发言。有的发文机关自称在自己的领导下作了哪些工作,这的确是一种难得的笑话;有的在上行文中用“希望”,在下行文中用“恳请”,在平行文中该应用“函的形式”传递的,好象只要有求于人,却以“请示”的口吻行文,等等。这些势必为我们开展实际工作带来不少矛盾,形成诸多的被动局面。公文发言还要注意称呼问题,一般的,行业外或不具有隶属关系的第二人称称谓用“贵单位、贵处、贵局”,以示尊重,若具有隶属关系的第二人称像这样的称谓,反则显得异常生硬和具有隔阂,应直呼其单位名称或“你单位、你处、你局” 公文措词的尺度,的确也是一门精微的学问。它不但需要一定的语言文字功力,尚要具备较为丰富的政治敏感度和实践阅历。 四是行文中连篇的修辞手法。公文语言庄重、平实、准确的特点决定了它不追求语言的形象化、艺术化。公文文稿应多用叙事、议论、说明的表达方式,忌用描绘性词语和夸张、比拟、抒情、含蓄等积极的修辞手段。有的人为了附庸风雅,在公文中大量运用修辞格,如把烟草专卖人员比喻成“金叶卫士”,把单位领导人比喻成“舵手”。这在总结、发言稿、简报等非正式公文文体中适当采用可以增强语言的生动性。若在公文中运用积极的修辞手段,则往往词不达意,适得其反。 五是错别字,语病的频频出现。一些常见的错别字如:再接再励(厉)、任人为(唯)贤、例(厉)行节约、通货膨涨(胀)、去逝(世)、防(妨)害、拔(拨)款等等,“错字可挡,别子难防”,对于浩瀚的汉字,勿庸说普痛的文字工作者,就是语言学家也未必敢称对所有汉字书写准确无误,我所言避免错别字是一个相对的问题,这当然需要平时的学习积累。再说语病,语病在行文中也是一个不可忽视的问题。句子的词性弄错,搭配不当、语序混乱、结构杂糅、产生歧义等等都是语病的表现形式。如:我局对此问题非常决心(词性弄错),加强专卖队伍是今后一段时间内的工作重点(搭配不当),稽查员拦住了一辆大卡车装有几百件走私烟(语序混乱),我们的“两烟”生产经营活动,是适应了富民安帮的政治目的服务的(结构杂糅),我们要学习文件(产生歧义)。避免错别字和消除语病是文字处理工作的当务之急,草拟,校核,签发的各个“关口”都要把好,如果在一份文件中多处出现错别字或语病,这个单位的整体素质就不言而喻了。这不但损毁了企业形象,而且在实际工作中致使受文机关无法处理或执行。达到文通字顺,的确需要长期的学习、探索、实践、积累的过程,而非朝夕之事,在此不再赘述。 笔者从事烟草行业工作不足三年,缺乏必要的实践基础,特别是对公文处理内在规律的掌握实属肤浅,以上观点和认识作为一家直言,仅供参考。(完)特约信息员 安顺市烟草专卖局 刘飞

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